Предрейсовые и послерейсовые медосмотры водителей - важное условие эксплуатации служебного автотранспорта

Итак, вы приобрели для своей компании служебный автомобиль. С этого момента на вас возлагается ответственность по его эксплуатации. Причем, помимо технического обслуживания транспортного средства, в ваши обязанности отныне входит обеспечение охраны труда водителей.

Главным документом, подтверждающим законность эксплуатации автомобиля, является путевой лист. Путевой лист оформляется отдельно на каждый рейс. Вестись он должен по специальной унифицированной форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации…». В путевом листе обозначается маршрут движения, указывается задание водителю и предполагаемые расходы в ходе эксплуатации. Оформление путевого листа обычно производит диспетчер либо главный механик на предприятии, обеспечивающий подготовку автотранспорта к выходу в рейс.

Одним из важнейших элементов путевого листа является отметка о прохождении водителем предрейсового медосмотра. Пренебрежение обязательными медицинскими мероприятиями чревато для автотранспортного предприятия крупными штрафами. Ну а если водитель, не прошедший осмотр, спровоцирует ДТП с тяжкими последствиями, то ответственные лица и вовсе могут попасть под уголовное преследование. Поэтому задача любого руководителя – создать на предприятии все условия для прохождения водителями предрейсовых медицинских осмотров. Для этого лучше заключить договор с медицинским учреждением или специализированной лицензированной компанией, которая возьмет на себя проведение медицинских мероприятий в полном соответствии с законом.

К слову, в отдельных случаях водитель может выйти на работу и без путевого листа, просто получив доверенность от собственника автомобиля. Тем не менее, пройти медосмотр он обязан в любом случае, а его результаты должны быть зафиксированы в специальном журнале. Кроме того, выход в рейс без путевого листа не дает оснований списать расходы на ГСМ. А учет расхода бензина и смазочных материалов чрезвычайно важен, в том числе и целей налогообложения.

Дело в том, что налоговое законодательство позволяет списать на затраты стоимость топлива, потраченного в процессе эксплуатации автомобиля. Никаких предельных ограничений при этом не устанавливается, хотя вы обязаны документально подтвердить фактическое использование ГСМ в своей работе. Каждая организация должна иметь собственные нормы по расходованию бензина и технологических жидкостей, исходя из особенностей своих транспортных средств. Существуют специальные Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утвержденные распоряжением Минтранса РФ от 14 марта 2008 года № АМ-23-р. Опираясь на эти рекомендации, руководитель предприятия издает приказ, которым устанавливает все нормативы по ГСМ, ремонту и регулярному техобслуживанию автомобилей. При этом он должен учитывать и местные особенности эксплуатации, такие как интенсивность движения в городе (т.е. городские пробки), конструктивные особенности автомобилей, в частности будки фургонов, наличия кондиционеров, обогревателей и т.д. Исходя из установленных в приказе руководителя нормативов, оформляется путевой лист, в котором четко указывается предполагаемое количество потраченного горючего. В случае перерасхода начинается административное расследование и если оно покажет, что виновником является водитель, работодатель вправе привлечь его к материальной ответственности.

Встает вопрос, как же грамотно организовать учет приобретения ГСМ? Как правило, служебные автомобили заправляются на обычных АЗС. Ответственному лицу, которым может быть и водитель, под отчет выдается некоторая сумма наличности из кассы бухгалтерии. После каждой заправки сотрудник обязан сохранять все чеки с заправочных станций, чтобы потом приложить их к авансовому отчету, передаваемому в бухгалтерию. Помимо наличного расчета, приобретение бензина на АЗС возможно также по талонам либо по специальным пластиковым картам.

Кроме ГСМ, на затраты также в полном объеме можно списать стоимость ремонта автомобиля, услуги автомойки, платной парковки и т.д.

Увы, любое транспортное средство в какой-то момент может выбыть из строя и отправиться на списание. Причин тому существует множество — серьезное ДТП, угон, крупные поломки и многие другие. Процедура списания транспортного средства имеет свои нюансы.

Предположим, ваш служебный автомобиль попал в аварию. Получив на руки справку из ГИБДД, вам следует обратиться в страховую компанию виновника ДТП для компенсации убытков. Та часть ущерба, которую страховка не покроет, относится к чрезвычайным внереализационным расходам, которые, безусловно, учитываются при исчислении налога на прибыль. Туда же можно отнести траты, связанные с утилизацией автомобиля, если он не подлежит восстановлению.

По аналогичному принципу следует поступать и в случае хищения автомобиля. Часть ущерба, которую не удалось компенсировать через страховщиков или взыскать с угонщиков, можно отнести к чрезвычайным расходам. Однако, в случае угона от вас дополнительно потребуется провести полную инвентаризацию на предприятии, по результатам которой составляется специальный акт на списание авто и тех материальный ценностей, которые пропали вместе с автомобилем.

Может случиться, что вы захотите продать автомобиль. Выставлять на продажу его нужно по рыночной цене, причем цена не должна быть занижена. Если вы совершите сделку и отдадите машину дешевле, чем ее остаточная стоимость с учетом амортизации, то полученный вами убыток будет включен в состав прочих расходов налогоплательщика. Сумма при этом будет разделена на равные доли на то время, в течение которого транспортное средство еще могло бы использоваться предприятием. Поэтому важно продавать автомобиль по цене не ниже его остаточной стоимости, для определения которой лучше обратиться к экспертам.

Удачи вам в автотранспортном бизнесе!